Zaczynasz przygodę z biznesem? Ruszasz ze swoją firmą? Na pewno zastanawiasz się jakie dokumenty musisz wystawić żeby potwierdzić dokonanie sprzedaży. Do wyboru są dwa podstawowe rodzaje. Paragon i faktura. Kiedy wystawić paragon, a kiedy fakturę?
Jako przedsiębiorca musisz dokumentować sprzedaż. Chodzi o to by było wiadomo jaki osiągasz przychód, kto jest stroną transakcji i ile ostatecznie zarabiasz co ma wpływ na obliczenie należnego podatku, który musisz odprowadzić do urzędu skarbowego. Zasadnicze pytanie dotyczy jednak tego, czy powinieneś wystawić paragon czy fakturę. Odpowiedź na to pytanie nie jest tak skomplikowana jak mogłoby się wydawać
Paragon czy faktura
Podstawowa zasada mówi, że jeśli transakcja dokonywana jest między podatnikami VAT, trzeba wystawić fakturę. W przypadku niewielkich kwot (nieprzekraczających 450 zł) rolę tzw. faktury uproszczonej stanowi paragon. Rolę faktury mogą też stanowić bilety albo potwierdzenia opłat za autostradę
Mam wystawić paragon czy fakturę?
Przedsiębiorca, który prowadzi działalność na rzecz klientów indywidualnych bardzo często dokumentuje sprzedaż za pomocą paragonów. Drukowane one są z kasy fiskalnej. Paragon dokumentuje sprzedaż ale nie daje możliwości odliczenia kwoty podatku VAT dla danej transakcji. Chyba, że zastosujemy przepisy o tzw. fakturze uproszczonej. W takiej sytuacji kwota transakcji nie może być wyższa niż 450 zł lub 100 euro. Żeby jednak paragon taki mógł być traktowany jako faktura, musi zawierać kilka elementów. Przede wszystkim datę wystawienia takiego dokumentu, kolejny numer, NIP nabywcy i sprzedawcy, rodzaj towaru lub usługi, datę sprzedaży, kwotę należności, a także określenie kwoty podatku VAT. Faktury uproszczonej nie można zastosować w przypadku sprzedaży wysyłkowej, czy wewnątrzwspólnotowej wymiany towarów.
W pozostałych wypadkach jeśli chcemy rozliczyć prawidłowo VAT, musimy mieć fakturę. Jeśli wiec kupujemy coś od innego podmiotu, musimy poprosić o wystawienie faktury zamiast paragonu. Jeśli to klient chce rozliczyć VAT, na pewno poprosi nas o to byśmy wystawili mu fakturę.
Kiedy więc wystawić paragon, a kiedy fakturę? Najprościej rzecz ujmując, jeśli sprzedajesz produkty lub usługi i masz obowiązek dokumentować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, to podstawowym dokumentem będzie paragon fiskalny. Dzieje się tak najczęściej jeśli sprzedajemy produkty lub usługi osobom, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Jeśli natomiast nie masz obowiązku używania kasy fiskalnej (np. sprzedajesz wyłącznie dla firm), to podstawowym dokumentem będzie faktura. Co ważne, nie zawsze będzie to faktura VAT. Jeśli twoja działalność zwolniona jest z VAT lub sam jako przedsiębiorca zdecydowałeś, że nie będziesz rejestrował się jako płatnik VAT, wtedy też wystawisz fakturę ale nie będzie ona zawierała informacji o kwocie podatku VAT.
Podwójne opodatkowanie faktury uproszczonej
Warto pamiętać, że jeśli paragon jest fakturą uproszczoną, a kontrahent poprosi nas o wystawienie „normalnej” faktury, to może to spowodować, że będzie trzeba podwójnie opodatkować daną transakcję.
