Wokół konieczności posiadania konta firmowego narosło wiele mitów i niedomówień. Czy faktycznie firmowe konto jest niezbędne przy prowadzeniu działalności gospodarczej?
Czy konto firmowe jest potrzebne?
Można na tę kwestię spojrzeć na dwa różne sposoby. Co do zasady, firmowe konto nie jest potrzebne do prowadzenia działalności w rozumieniu ogólnym. Trudno byłoby znaleźć w obowiązującym w Polsce prawie przepis, który jednoznacznie nakazywałby konieczność zakładania konta firmowego.
Nie oznacza to jednak, że ustawodawca nie próbuje zachęcić działalności gospodarczych do założenia dedykowanego konta firmowego w inny sposób. Można tu wskazać między innymi na bardzo precyzyjne przepisy, które regulują zasady dokonywania przelewów podatkowych.
Co do zasady muszą być one wykonywane właśnie z konta firmowego. Można też wskazać tu na tak zwane płatności podzielone (split payment), które od kilku lat stają się w Polsce coraz bardziej popularne. Ten model płatności również wymaga konta firmowego.
Oznacza to, że mimo tego, że w Polsce nie spotykamy się z praktycznym nakazem zakładania konta firmowego, to jednak niemal nie da się bez niego funkcjonować i – na przykład – opłacać podatków oraz innych danin, jakich wciąż wymaga od nas państwo.
Kiedy przelew musi być realizowany przez konto firmowe?
Na skutek szeregu zmian w polskim prawie podatkowym, które w zamyśle ustawodawcy miały uszczelnić system i ograniczyć szarą strefę, zdecydowano o wprowadzeniu przymusu realizacji przelewów przez konto firmowe. Kiedy się z nim spotykamy?
Można tu wskazać na sytuacje, gdy jedną ze stron transakcji jest inny przedsiębiorca. Pozwala to stwierdzić, że jeśli nasz model prowadzenia biznesu opiera się na współpracy w segmencie B2B, to działalność gospodarcza bez konta firmowego będzie niemożliwą do prowadzenia.
Kolejnym wskazaniem do obowiązkowego przelewu wykonywanego z użyciem konta firmowego jest klucz finansowy. W taki sposób musi być wykonywany każdy przelew, którego wartość (bez względu na liczbę wynikających płatności) przekracza kwotę 15 tysięcy złotych.
Warto pamiętać też o tym, jakie zasady dotyczą przeliczania kwoty 15 tysięcy złotych, gdy transakcja wykonywana jest na przykład w euro lub dolarach. Takie transakcje przeliczamy według uśrednionego kursu Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Dość ciekawym podejściem ustawodawcy jest rezygnacja z obowiązku wykonywania przelewów z poziomu konta firmowego, jeśli nasz model działalności opiera się na sprzedawaniu dóbr lub świadczeniu usług osobom cywilnym. W takiej sytuacji można korzystać z konta prywatnego.
Jeśli więc mamy sto procent pewności, że z naszej oferty nigdy nie skorzysta inny przedsiębiorca, który na przykład zażyczyłby sobie faktury, to zdecydowana większość działań podejmowanych w firmie – poza obowiązkowymi przelewami na konta instytucji państwowych – będzie mogła być realizowana przez konto prywatne.
Obowiązkowe posiadanie konta bankowego – co trzeba wiedzieć?
Doskonałym przykładem na faworyzowanie kont firmowych jest rozliczanie odsetek. Jeśli na naszym koncie pojawiła się choćby minimalna nadwyżka wynikająca na przykład z korzystnego oprocentowania, to musimy te dodatkowe pieniądze w jakiś sposób rozliczyć.
Niestety, ale tutaj konto prywatne może znacznie utrudnić nam cały proces. Takie środki mogą być rozliczone tylko prywatnie. Co więcej, trzeba też wykazać, że są to środki nasze, a nie przedsiębiorstwa, co w niektórych sytuacjach może być problematyczne.
Problemy mogą też pojawić się w razie ewentualnej kontroli skarbowej. Jeśli przytrafi się sytuacja, kiedy fiskus trafi do firmy, która w większości korzysta z konta prywatnego – co jak wiemy, nie jest rzeczą zabronioną – to po naszej stronie będzie leżał obowiązek udowodnienia przed organami administracji skarbowej, że sprzedaż była na przykład firmowa.
Widać więc dość wyraźnie, że wykładnia polskiego prawa – mimo że nie wymaga tego wprost – o wiele bardziej faworyzuje konta firmowe. Warto też nadmienić tutaj, że już na etapie rejestracji firmy, gdy korzystamy z dedykowanej podstrony w naszym banku, takie konto zostanie nam automatycznie założone.
Coraz częściej spotykamy się też z sytuacjami, kiedy konta firmowe są w pełni darmowe po spełnieniu kilku podstawowych warunków. Różne banki definiują je inaczej, jednak często wskazuje się na przykład na wykonanie z nich przelewu do ZUS lub wykonania przelewów o określonej wysokości.
