Wśród wielu osób, które od lat prowadzą działalność gospodarczą, pojęcie dowodu wewnętrznego budzi tylko zdziwienie i konsternację. Czym on jest? Czy dowód wewnętrzny jest wymagany przez polskie prawo? Jak powinien wyglądać?
Dowód wewnętrzny — podstawowe informacje
Co do zasady jest to dokument księgowy, który potwierdza zakup danego dobra. Różni się jednak od faktury, ponieważ służy on tylko do zaksięgowania kosztów firmy oraz niektórych jej form uzyskania przychodu. Nie można jednak powiedzieć, że jest to zamiennik tradycyjnej faktury VAT.
W zdecydowanej większości przypadków używa się go do zaksięgowania transakcji, które nie zostały potwierdzone tradycyjną fakturą. Jest to dokument, który musi zawierać datę oraz podpisy osób, które przeprowadzały wybrane transakcje.
Warto pamiętać też o tym, że dowód wewnętrzny (jako dokument księgowy) musi mieć indywidualny numer. Coraz częściej rekomenduje się, by znalazły się tam możliwie jak najdokładniejsze dane. Powinno się podać tam m.in. nazwę towaru, jego ilość, cenę jednostkową, a także oznaczenie, jakie dane dobro ma w naszym systemie.
Powinniśmy jednak pamiętać o tym, że zgodnie z literą prawa, nie możemy korzystać z dowodu wewnętrznego w każdej sytuacji, bez względu na towar, jego wartość czy z pominięciem Polskiej Klasyfikacji Działalności i kodów, jakie definiują różne obszary gospodarki.
Kiedy mogę skorzystać z dowodu wewnętrznego?
Przede wszystkim w sytuacji, kiedy dokonujemy zakupów surowców zielarskich, w tym grzybów czy na przykład owoców sezonowych, jak jagód. Muszą one być jednak zakupione od ludności, a nie ze sklepu, gdzie dane produkty są już zapakowane i mają swój kod kreskowy.
Można też wskazać tu na dobra powstałe w wyniku przetwórstwa mleka lub uboju zwierząt. W tej sytuacji obowiązujące w Polsce prawo daje już nieco większe możliwości. Możemy użyć dowodu wewnętrznego, gdy kupujemy bezpośrednio od hodowcy lub producenta z naszego kraju.
Dość ciekawą właściwością dowodu wewnętrznego jest możliwość rozliczania w ten sposób należności za podróże służbowe naszych pracowników. Co więcej, mogą to być nawet osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą.
Można też wskazać tu na wydatki związane z zakupem energii elektrycznej oraz mediów, w tym choćby telefonu. Nic nie stoi też na przeszkodzie, by dowodem wewnętrznym rozliczać ogrzewanie, gaz czy wodę. Na liście znajdują się też opłaty skarbowe.
Można też wskazać tu na szeroko rozumiane koszty prowadzenia działalności w mieszkaniu. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o tym, że należy posiadać dokument obejmujący całość opłat, jakie ponieśliśmy za zaspokojenie tych wszystkich celów zakupowych.
Ustawodawca pozwala też rozliczyć w ten sposób wydatki parkingowe. Powinniśmy jednak pamiętać o tym, by do dowodu wewnętrznego dołączyć bilety z parkomatu lub z płatnego parkingu, aby udokumentować wysokość poniesionych wydatków.
Po stronie ciekawostek warto odnotować też, że dzięki dowodowi wewnętrznemu możemy księgować przychody, w tym różnice między dodatnimi kursami walut, a także odsetkami od lokat bankowych. Można też posiłkować się nimi w sytuacji, kiedy rozliczamy premię przyznaną przez instytucję bankową.
Ciekawostki związane z dowodem wewnętrznym
Dokument często porównywany jest do faktury, jednak na pewno trzeba wskazać nie tylko na podobieństwa, ale i na ogromną liczbę różnic między nimi. Faktura z założenia jest dokumentem o wiele bardziej złożonym, gdzie znajduje się o wiele więcej danych.
Można tu wskazać na przykład na pełne dane teleadresowe, numer konta oraz obowiązkowo na nasz Numer Identyfikacji Podatkowej. Na tym tle dowód wewnętrzny wymaga podawania o wiele mniejszej liczby kluczowych informacji.
Zupełnie inaczej rozwiązano też kwestię korekty dokumentu. Fakturę można skorygować. To bardzo powszechna funkcja, którą wspierają niemal wszystkie aplikacje dostępne na rynku: zarówno te webowe, jakie dostarcza bank, jak i te w tradycyjnych aplikacjach instalowanych na komputerze.
Dowód wewnętrzny również można skorygować, jednak ciekawostką jest to, że nawet wtedy nie można dokonać zmian w dokumencie źródłowym. Stwarza to pewne problemy, z którymi muszą borykać się działalności gospodarcze, które korzystają z tej metody.
Czy warto korzystać z dowodów wewnętrznych? Tu zdania będą podzielone. Na pewno mają one sporo zalet, jednak nie ma zbyt dużego przypadku w tym, że o wiele częściej spotykamy się z fakturami niż z tą formą zarachowania dokumentów. Raczej nie znikną one z polskiego porządku prawnego, jednak jest dość prawdopodobnym, że zawsze będą w cieniu faktur VAT.
