W świecie biznesu faktura to rozwiązanie, z którym spotykamy się bardzo często. O tym, jak ważnym z punktu widzenia prawa dokumentem jest faktura, dobitnie świadczy to, że ten rodzaj dokumentu został nawet dopuszczony dla działalności nierejestrowych. Jak poprawnie wystawić fakturę?
Czym jest faktura i na co wpływa?
Aktem prawnym, który reguluje jej właściwości, jest Ustawa o podatku VAT. Założenie, jakie przyświecało państwu (czyli ustawodawcy) jest bardzo proste. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, mają obowiązek wystawić fakturę dla innego podatnika.
Dlaczego to tak ważne? Można tu wskazać na kilka kluczowych kwestii. Z punktu widzenia aparatu państwowego najważniejszą są oczywiście podatki. Każda transakcja, która przechodzi przez scentralizowany system, zapewnia aparatowi państwowemu określony przychód, z jakiego właściciel firmy musi się później rozliczyć.
To bardzo ogólna definicja oraz założenia, które w dużej mierze dotyczą płatników podatku VAT. Bez względu na to, czy są to jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne czy niezwykle popularne w naszym kraju spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Czy faktury VAT są obowiązkowe dla wszystkich firm?
Co dość zaskakujące, nie. Ustawodawca przewidział tutaj kilka wyjątków. Osoby, które są podmiotowo lub przedmiotowe zwolnione z konieczności uiszczania podatku VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur. Z jednym małym wyjątkiem.
Jeśli podmiot, od którego nabyły one dane dobro lub usługę, zażąda wystawienia faktury w okresie trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano zlecenie, to działalność gospodarcza ze zwolnieniem z podatku VAT również ma obowiązek taki dokument wystawić.
Dość ciekawie umocowano w prawie działalności nierejestrowe, czyli takie, które nie mogą przekroczyć dochodu wynoszącego połowy minimalnego wynagrodzenia. Z formalnego punktu widzenia taka „firma na próbę” również może wystawiać faktury. Mimo tego, że nie posiada numeru NIP ani — co do zasady — nie jest osobą prawną.
Do kiedy trzeba wystawić fakturę VAT?
Najlepiej byłoby wystawiać ją zaraz po ukończeniu zlecenia lub przy okazji dostarczenia zamówionego dobra do osoby zamawiającej. Nie zawsze jest to jednak możliwe. Ustawodawca doskonale zdaje sobie z tego sprawę, dlatego też w polskim porządku prawnym można odnaleźć kilka widełek, kiedy powinniśmy wystawić FV.
W zdecydowanej większości przypadków górny limit został wskazany na piętnasty dzień miesiąca następujący po miesiącu, kiedy nastąpiła sprzedaż. Jeśli więc w lipcu sprzedaliśmy dane dobro, to fakturę za nie możemy wystawić najpóźniej do 15 sierpnia.
Jeśli nabywca zażądał od nas wystawienia faktury VAT, to mamy nieco mniej czasu. W takiej sytuacji działalność gospodarcza jest zobowiązana wystawić dokument zarachowania do 15 dni od zgłoszenia żądania. Jest od tej reguły kilka wyjątków.
Ustawodawca bardzo wyrozumiale podszedł do firm, które działają w obszarze usług budowlanych. Te podmioty mają nieco więcej czasu. Precyzując, mogą one wystawić fakturę VAT do 30 dni od dnia wykonania usług.
W jeszcze lepszej sytuacji są wydawcy książek drukowanych. Oni na wystawienie dokumentu mają aż 90 dni. Fakturę datowaną na termin płatności mogą z kolei wystawiać firmy działające w obszarze telekomunikacji. Ustawodawca przewiduje jeszcze kilka wyjątków od reguły 15 dni, dlatego też każda działalność gospodarcza powinna wcześniej skonsultować się w tym temacie na przykład z radcą prawnym lub księgową.
Jak prawidłowo wystawiać faktury VAT?
W polskim porządku prawnym bardzo dokładnie opisano wszystkie niezbędne elementy, które pozwalają sklasyfikować fakturę jako taką, która jest wystawiona poprawnie i jednocześnie wolna od uchybień, które mogłyby zostać wyłapane przez organy kontrolne.
Każda faktura VAT musi mieć swój indywidualny numer. Zdecydowana większość programów do fakturowania jest w pełni kompatybilna z tym rozwiązaniem i daje możliwość wyboru zasad numeracji faktur. Można wybierać między kluczem nazwy, miesiąca, dnia lub roku.
Dokument musi mieć też widoczną datę wystawienia, a (jeśli te daty różnią się względem siebie) także datę wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Bardzo ważnym elementem jest NIP naszej działalności, jej pełna nazwa i dane teleadresowe oraz nazwa i liczba sprzętu lub usług, jakie sprzedaliśmy.
Jeśli na przykład udało nam się sprzedać 5 ręcznie wykonywanych etui do smartfonów, to nie wystarczy podać ceny łącznej. Na druku musi być też widoczna cena jednostkowa netto. Powinniśmy pamiętać też o stawkach podatkowych, a także o łącznej należności, jaką na nasze konto (które także powinno być widoczne na fakturze) ma przelać klient.
