Duplikat faktury odtwarza dane zawarte na fakturze pierwotnej. Duplikat faktury wystawiany jest w momencie, gdy pierwotna faktura została zniszczona lub zagubiona. Czy zawsze w takiej sytuacji trzeba wystawić duplikat faktury?
Obowiązek dokumentowania transakcji
Duplikat faktury jest związany z koniecznością potwierdzenia każdej transakcji handlowej rachunkiem lub fakturą. To podstawowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. Rzetelne prowadzenie takiej dokumentacji pozwala ograniczyć ryzyko mandatu nałożonego przez instytucje kontrolujące. Dlatego każdy przedsiębiorca musi takie dokumenty wystawić. Co w przypadku gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zagubieniu?
Co mi grozi jeśli zgubiłem fakturę?
Jeśli zgubiliśmy jakąś fakturę albo też została ona zniszczona i nie mamy tym samym dokumentu potwierdzającego daną transakcję, musimy złożyć korekty do wcześniej złożonych deklaracji VAT. To zdecydowanie bardziej skomplikowane niż wystawienie duplikatu faktury. Duplikat faktury wystawia podmiot, który przygotował pierwotną fakturę.
Co to jest duplikat faktury?
Duplikat faktury wystawia się do faktury, która już wcześniej została wystawiona. Musi być w takiej samej formie jak faktura pierwotna, tzn. muszą się na niej znajdować takie same dane. Wyróżnikiem jest to, że zawsze taki dokument musi być oznaczony hasłem „duplikat”. Musi mieć także aktualną datę (a nie tę, która widniała na fakturze pierwotnej)
Czy duplikat faktury jest ważny?
Jeśli duplikat wystawiony jest tak jak wskazaliśmy wyżej, jest pełnoprawnym dokumentem, który pozwala odliczyć naliczone podatki, a dla urzędu skarbowego jest potwierdzeniem faktycznych operacji gospodarczych.
Rozliczenie VAT z duplikatu faktury
Jeśli przedsiębiorca zdążył odliczyć już VAT od transakcji ale zgubił fakturę, to duplikat faktury będzie potwierdzał taką transakcję. Nie trzeba więc nigdzie dodatkowo wykazywać takiego dokumentu.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca z faktury źródłowej nie rozliczył VATu, będzie to mógł zrobić na podstawie duplikatu faktury w okresie jej otrzymania albo w ciągu jednego lub dwóch następnych okresów rozliczeniowych
>>> Faktura elektroniczna – czy jest formalnie tym samy co faktura papierowa?
Jak wystawić duplikat?
Większość rozliczeń księgowych prowadzonych jest przy pomocy programów do księgowości. Pozwalają one na szybkie wystawienie dokumentu, który już wcześniej został wygenerowany.
Jeśli nie mamy programu do faktur, można skorzystać z wzoru dostępnego w internecie. Warto pamiętać, że wystawiając duplikat faktury trzeba wstawić do niego aktualną datę.
Nie mamy danych z faktury. Jak wystawić duplikat?
Może się zdarzyć sytuacja, że faktura ulegnie zniszczeniu i nie da się uzyskać danych z faktury pierwotnej. W takiej sytuacji duplikat wystawiany jest na podstawie informacji z ksiąg rachunkowych.
Warto pamiętać, że duplikat można wystawić tylko do istniejącego dokumentu. Żeby można było to zrobić musi istnieć oryginał. Nie da się wystawić duplikatu jeśli mamy tylko zdjęcie lub skan pierwotnego dokumentu.
Co ważne, duplikat dokumentu nie zawsze musi być wystawiany przez tego, kto wygenerował fakturę pierwotną. Może to zrobić choćby organ egzekucyjny, czyli np. komornik gdy prowadzi egzekucję wobec dłużnika. Jeśli komornik posiada faktury lub dostęp do danych z faktury, to może wystawić duplikat takiego dokumentu.
Sprzedawca zgubił fakturę. Co robić
Do tej pory zajmowaliśmy się sytuacją, gdy go odbiorca zgubił fakturę lub doszło do jej zniszczenia. A co w sytuacji, gdy faktury pierwotnej nie ma sprzedawca? Jeśli to się stanie, wystawiana jest tzw. Nota wyjaśniająca.
Jeśli zauważymy brak dokumentu dopiero po dłuższym czasie, trzeba będzie i tak wystawić duplikat z aktualną datą, a rozliczone już podatki (na podstawie dokumentu, którego brakuje) skorygować.
