Przedsiębiorca ma możliwość obniżenia podstawy opodatkowania odliczając wydatki związane z przychodem. Może to być np. wydatek na paliwo, czy zakup artykułów biurowych. Według wielu przedsiębiorców, każdy taki wydatek musi być udokumentowany fakturą. Ale czy zawsze? Co zrobić, gdy nie mam faktury dokumentującej wydatek.
Przedsiębiorca może obniżyć podstawę opodatkowania wliczając w koszty wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością. Taki wydatek powinien być udokumentowany. Podstawowym dokumentem, który potwierdza poniesienie wydatku jest faktura. Zdarza się jednak, że konkretny wydatek będzie można zaliczyć do kosztów działalności nawet jeśli nie mamy faktury. Chodzi tu np. o paragon albo wyciąg bankowy
Koszty uzyskania przychodów
To, że przedsiębiorca poniósł jakiś wydatek nie oznacza automatycznie, że można go „wliczyć do kosztów uzyskania przychodu”. Jak czytamy w ustawie o podatku dochodowym, koszty uzyskania przychodu to takie wydatki, która są związane z przychodem. Właśnie dlatego, zanim zdecydujemy się, że dany wydatek chcemy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodu, warto zastanowić się czy w przypadku kontroli podatkowej będziemy potrafili udowodnić, że wydatek ten ma związek z działalnością gospodarczą. Potem sprawdzamy też czy konkretny wydatek nie znajduje się w spisie tych wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów działalności.
Gdy oba warunki są spełnione, musimy wiedzieć, czy jesteśmy w stanie w jakiś sposób udokumentować taki wydatek. I tak podstawowym dokumentem jest faktura. Może się jednak zdarzyć, że takim dokumentem będzie np. umowa sprzedaży albo potwierdzenie zapłaty (np. polisa ubezpieczeniowa). Może to być też paragon. Najważniejsze by dało się wiarygodnie określić wystawcę danego dokumentu, a także nabywcę.
Co istotne trzeba pamiętać o tym żeby dało się z dokumentu odczytać datę, w której doszło do danej transakcji.
Czy można rozliczyć transakcję jeśli nie masz faktury?
Jeśli wydałeś pieniądze firmowe ale nie masz faktury, to możliwe jest rozliczenie takiej transakcji ale w określonych sytuacjach. Weźmy np. wydatki związane z podróżą służbową. Może to być np. zakup paliwa na zagranicznej stacji benzynowej albo opłata za autostradę czy parking. Podobnie będzie z opłatą za podróż samolotem. Dodatkowo można też rozliczyć dietę.
Faktura nie będzie też potrzebna jeśli rozliczamy np. ubezpieczenie pojazdu służbowego. Wtedy wystarczy polisa i potwierdzenie zapłaty. Innym rodzajem wydatku będą prowizje i opłaty bankowe, takie jak np. opłata za prowadzenie konta, czy np. odsetki od kredytów.
Bez faktury można też księgować opłaty pocztowe. Wystarczy dowód podniesienia opłaty. Nie możemy też zapomnieć o wydatkach związanych z prowadzeniem firmy w mieszkaniu. Jeśli jako przedsiębiorca zarejestrowaliśmy nasz biznes w domu, możemy część wydatków rozliczyć w ramach działalności. Oczywiście w takim wypadku nie będzie potrzebna faktura.
Wystarczy, że zgłosimy fakt prowadzenia działalności we własnym domy lub mieszkaniu w urzędzie miasta i będzie można określony procent wydatków mieszkaniowych rozliczać jako wydatek firmowy. W takiej sytuacji tworzy się po prosty dowód wewnętrzny. Zakup drobnych materiałów biurowych czy środków czystości nie będzie wymagał potwierdzenia fakturą. Wystarczy nam paragon. Jeśli jednak ponieśliśmy jakiś wydatek, a została do niego wystawiona faktura, którą zgubiliśmy, musimy postarać się o duplikat.
Odpowiadając na pytanie zadane na początku materiału, jest możliwe zaksięgowanie w kosztach działalności wydatków, które nie są potwierdzone fakturą.
