Czy dowód księgowy i nota księgowa to pojęcia znaczące to samo? Wyjaśniamy to w naszym materiale
Co to jest dowód księgowy?
Dowód księgowy do dokument używany podczas księgowania. Potwierdza, że określona operacja gospodarcza faktycznie została przeprowadzona. Szerszym pojęciem jest dokument księgowy. Oznacza on wszystkie dokumenty pomocne w rozliczeniach księgowych, zarówno te, które podlegają, jak i nie podlegają ewidencji.
Dowód księgowy jest podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Księgowi wyróżniają kilka rodzajów dowodów księgowych:
- dowód zewnętrzny obcy – to dokument otrzymany od kontrahentów. Są to m.in. faktura zakupu, nota księgowa, a także potwierdzenie salda
- dowód zewnętrzny własny – dokumenty, które my przekazujemy kontrahentom. To również faktury sprzedaży, czy nota odsetkowa
- dowód wewnętrzny – to wszystkie dokumenty potwierdzające operacje wewnątrz firm, np. ruchy magazynowe
Co jest dowodem księgowym?
Żeby dokument można było uznać za dowód księgowy musi zawierać określone elementy. I tak, powinien przynajmniej określać jaki jest to rodzaj dowodu księgowego i numer identyfikacyjny. Trzeba też koniecznie określić strony, które dokonują danej operacji gospodarczej. Oczywiście ważnym elementem jest też opis operacji i jej wartość, a także datę operacji.
Można więc przyjąć, że dowód księgowy to każdy dokument, który potwierdza operację gospodarczą i jest poprawnie wystawiony. Gdy te warunki są spełnione, można wykorzystać go do udokumentowania określonych zdarzeń gospodarczych. W przypadku gdy dowód księgowy zawiera rozliczenie w obcej walucie, to trzeba zrobić przeliczenie na polską walutę. Stosuje się wtedy kurs obowiązujący w dniu wykonania danej operacji gospodarczej potwierdzonej dowodem księgowym.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura korygująca
Błędy w dowodach księgowych
Dowód księgowy jako potwierdzenie operacji gospodarczej musi być przygotowany starannie i czytelnie. Co jednak, gdy zdarzy się błąd w dowodzie księgowym? W takiej sytuacji potrzeba będzie korekta. Żeby dokonać korekty dowodu księgowego, skreśla się błędną treść, tak by była ona widoczna, a obok wpisuje się poprawną wartość. Nie można korygować pojedynczych liczb.
Co to jest nota księgowa?
Skoro sporo napisaliśmy już o dokumentach księgowych, pora sprawdzić co to jest nota księgowa. Nota księgowa jest rodzaje dowodu księgowego. Nota księgowa zwana jest również notą obciążeniowo-uznaniową.
Kiedy stosuje się notę księgową?
Nota księgowa wykorzystywana jest do udokumentowania transakcji, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Może to być np. obciążenie odsetkami od opóźnionej płatności, rozliczenie kary umownej za nieterminowe wykonanie umowy, udokumentowanie odszkodowania od ubezpieczyciela, potwierdzenia np. opłat skarbowych. Na nocie księgowej nie musi być bezpośrednich podpisów osób dokonujących transakcji. Nota księgowa nie jest tym samym co nota korygująca. Nie stosujemy jej więc do poprawiania błędnie wystawionych dokumentów potwierdzających jakąś operację gospodarczą.
Czym wiec różni się nota księgowa od dowodu księgowego? Dowód księgowy to pojęcie znacznie szersze. Nota księgowa może być dowodem księgowym ale nie każdy dowód księgowy jest notą. Powoduje to, że nie zawsze możemy używać tych pojęć naprzemienne. Znaczą coś innego, choć są ze sobą powiązane.
