Czy faktura może być wystawiona tylko w formie papierowej? Co z przedsiębiorcami, którzy nie chcą wystawić e-faktur?
Faktura to podstawowy dokument, który potwierdza dokonanie określonej transakcji opodatkowanej VAT. Jeśli mamy fakturę, to możemy odliczyć od niej podatek VAT.
Faktury nie wystawia się jeśli sprzedaż obejmuje usługi zwolnione przedmiotowo z VAT. Jeśli weźmiemy jednak pod uwagę sytuację, w której trzeba wystawić fakturę (bo jako podmiot wystawiający jesteśmy podatnikami VAT), to pojawia się pytanie, czy można używać tylko papierowych faktur?
Papierowa faktura VAT
Wciąż istnieją firmy, w których wystawia się papierowe faktury VAT. Choć trudno w to uwierzyć, to – według szacunków GUS niecałe 2 proc. firm nie ma w ogóle dostępu do internetu, co powoduje, że nie są w stanie wystawiać faktur elektronicznych. Pytanie o możliwość pozostawienia faktur papierowych pojawia się przy okazji KSef, Krajowego Systemu e-Faktur, który stanie się obowiązkowy od 2024 roku. System ten ma uprościć rozliczenia między przedsiębiorcami. Wciąż jednak bardzo wielu przedsiębiorców wystawia dokumenty papierowe. W niektórych branżach może być kłopot z przejściem wyłącznie na faktury elektroniczne.
KSeF
KSef to system teleinformatyczny, którzy służy do przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Gdy wprowadzimy dane faktury, system przydzieli unikalny numer identyfikacyjny. KSef pozwoli kontrolować prawidłowość rozliczeń między podatnikami. Czy to oznacza, że znikną faktury papierowe? Na razie nie wiadomo. Póki KSeF nie jest obowiązkowy, przedsiębiorca musi udokumentować sprzedaż fakturą. Nie jest tu istotne czy będzie to papierowa faktura, czy taka przygotowana w wersji elektronicznej. Ważniejsze jest to by każdy taki dokument był odpowiednio zaksięgowany. W przypadku otrzymania faktury papierowej i tak trzeba ją będzie wprowadzić do systemy informatycznego. Na przykład w formie skanu. Prawo pozwala już w tym momencie przechowywać skan dokumentu, a papierowy odpowiednik będzie można wyrzucić.
Papierowa faktura
Używanie papierowej faktury nie jest zabronione. Wciąż można ich używać. Szczególnie, że jak pokazują dane GUS, aktualnie niecałe 70 proc. przedsiębiorców korzysta z faktur elektronicznych. Problem pojawi się w momencie gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wtedy wszyscy będą musieli używać faktur strukturyzowanych, co znaczy, że nie będzie możliwe ręczne wypisywanie faktur. Przedsiębiorcy, którzy się do tego obowiązku nie dopasują, nie będą mogli działać. I nie chodzi tu tylko o najmniejszych przedsiębiorców. Wciąż większość stacji benzynowych wystawia faktury papierowe, drukowane razem z paragonami. W przypadku mniejszych firm zdarza się, że przedsiębiorcy wypisują faktury ręcznie. Takie biznesy będą musiały przejść na całkowicie elektroniczny obrót dokumentów.
E-faktura. Co to jest
E-faktury, wystawiane obecnie są takim samym dokumentem jak np. dokumenty papierowe. O ile każdy z nich ma określone elementy. Chodzi tu przede wszystkim o możliwość identyfikacji nabywcy i odbiorcy, rodzaju towaru lub usługi, ceny i wartości podatku. Faktury elektroniczne, e-faktury nie wymagają żadnych dodatkowych informacji, w porównaniu do faktur papierowych. Faktury strukturyzowane KSeF otrzymają numer identyfikujący fakturę w KSeF.
Jak widać, faktura papierowa jest dozwolona i może być używana przez cały czas. A przynajmniej do momentu wprowadzenia obowiązkowego systemy KSeF.
