Co to jest KSeF? Jakie możliwości daje KSeF? Czy KSeF jest obowiązkowy?
Co to jest Krajowy System eFaktur (KSeF)?
KSeF, to Krajowy System e-Faktur. Najprościej mówiąc jest to centralna baza faktur, nad którą pieczę sprawuje Krajowa Administracja Skarbowa. KSeF służy do obsługi e-faktur strukturyzowanych.
Od kiedy działa KSeF?
System KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Na razie jest obowiązkowy ale od 2023 każda firma będzie musiała korzystać z tego systemu. Baza faktur KSeF dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.
Co to jest faktura elektroniczna?
Definicję faktury elektronicznej znajdziemy w ustawie o VAT. Faktura elektroniczna to faktura elektroniczna, która jest wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznych. Co istotne, przepisy nie wskazują, w jakim formacie musi być przygotowana faktura elektroniczna. Żeby można było przekazywać kontrahentowi faktury elektroniczne, trzeba uzyskać na to jego zgodę. W tym przypadku koniecznie trzeba też powiedzieć o fakturze, która jest przesyłana drogą elektroniczną. To pojęcie odnosi się również do dokumentów papierowych, które zeskanowaliśmy i wysłaliśmy drogą elektroniczną.
Faktura ustrukturyzowana
Faktura ustrukturyzowana, o której mowa w systemie KSeF nie jest ani typową fakturą elektroniczną, ani papierową, która jest dostarczana drogą elektroniczną. Faktura ustrukturyzowana to zupełnie nowy typ faktury. Jest to dokument wystawiony przez Krajowy System e-Faktur. Wystawiana jest dzięki specjalnemu oprogramowaniu, które współpracuje z KSeF. Oprogramowanie udostępniane jest przez Ministerstwo Finansów. Można też skorzystać z oprogramowania komercyjnego. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML.
CZYTAJ TAKŻE: KSeF – Mała Księgowość (rp.pl)
Jak działa KSeF?
Każda faktura ustrukturyzowana jest automatycznie zapisywana w systemie KSeF. W momencie jej wystawienia automatycznie jest ona uważana za otrzymaną. System nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny. Żeby można było udostępniać faktury ustrukturyzowane, trzeba uzyskać zgodę odbiorcy. Gdy się na to nie zgodzi, to wystawca będzie korzystał z KSeF ale dostawca musi otrzymać ją tradycyjnie: papierowo lub elektronicznie. Zgoda na wysyłanie faktur elektronicznych nie jest tym samym, co zgoda na fakturę ustrukturyzowaną.
Po co jest KSeF?
KSeF ma powodować, że obrót między przedsiębiorcami będzie znacznie łatwiejszy. Nie będzie już problemów z zagubieniem faktury, czy zniszczeniem. Korzystanie z systemu powoduje też, że przedsiębiorca może liczyć na zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni.
„
