W polskim porządku prawnym wysokie koszty prowadzenia działalności gospodarczej w wielu firmach mogą zaważyć na tym, jak będzie wyglądała ich sytuacja finansowa. Im większe koszty, tym mniej podatku musimy zapłacić fiskusowi. Co można wliczyć w koszty?
Koszty w firmie – co warto wiedzieć?
Niemal każda działalność gospodarcza, która jest płatnikiem VAT i nie korzysta ze zwolnienia przedmiotowego, szuka dla siebie dodatkowych kosztów. Warto jednak w tych poszukiwaniach zachować umiar. Odpowiednie urzędy skrupulatnie przyglądają się działalnościom gospodarczym, a każde nieuzasadnione odliczenie może być potraktowane jako naruszenie Ustawy o VAT.
To z kolei niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne. W dobrym układzie przedsiębiorca zdąży złożyć tak zwany czynny żal i dopłaci źle odliczone kwoty. Może się jednak zdarzyć, że kontrola skarbówki zaowocuje ukaraniem naszej firmy sporą grzywną. Warto pamiętać o tym, że kontrolerzy, działający na podstawie przepisów karno-skarbowych, mają ogromny wachlarz możliwości w zakresie karania firm.
Jak rozsądnie zarządzać kosztami w firmie?
Przede wszystkim warto pamiętać o tym, że kosztem może być wszystko to, co jest niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Kosztem może być więc na przykład zakup samochodu do naszej działalności gospodarczej, jeśli to właśnie nim będziemy się przemieszczać do pracy, na przykład na spotkania biznesowe.
Warto mieć też na uwadze to, że rząd już kilka lat temu zmienił zasady odliczania paliwa od podatku. Jeśli pojazd jest wykorzystywany tylko w firmie, to wciąż można odliczyć 100% kwoty, jednak kierowca (a zarazem i przedsiębiorca) zobowiązany jest do prowadzenia bardzo dokładnej kilometrówki.
Jeśli pojazd jest wykorzystywany w celach „mieszanych”, a więc korzystamy z niego zarówno służbowo, jak i prywatnie, to w zdecydowanej większości przypadków możemy odliczyć tylko 50% od należnej kwoty podatku. W takiej sytuacji nie trzeba jednak prowadzić kilometrówki dlatego też jest to opcja, nad którą warto się zastanowić.
Kolejne przykłady kosztów, które nie powinny zostać zanegowane przez jakąkolwiek instytucję, to koszt zakupu telefonu oraz opłaty związane z abonamentem telefonicznym. W dzisiejszych czasach niemal niemożliwym byłoby wskazanie przedsiębiorcy, który nie korzystałby w swojej pracy z telefonu oraz na przykład z poczty e-mail.
W podobnym tonie można wypowiadać się na przykład o komputerze stacjonarnym lub laptopie. Tutaj wykładnia jest dokładnie taka sama, jak przy smartfonach i abonamentach telefonicznych. Jeśli jest to urządzenie wykorzystywane w naszej pracy, to bez wątpienia stanowi ono koszt, a więc ustawodawca ani właściwe organy kontrolne nie powinny poddawać takiego odliczenia w wątpliwość.
Nietypowe pomysły na koszty firmowe
Warto odnotować, że w niektórych sytuacjach od kosztów można też odliczyć… jedzenie. Oczywiście, nie mogą to być nasze prywatne, domowe zakupy. Jeśli jednak urządzamy kolację lub spotkanie biznesowe dla kontrahentów, to zakupione na poczet tego dania lub usługi cateringowe mogą zostać wzięte na fakturę.
Warto uważnie podchodzić do kwestii wydatków w firmie i analizować je także pod kątem naszych kodów PKD. Instytucje kontrolne mogłyby patrzeć krzywym okiem na przykład na firmę, której głównym obszarem działalności jest wycinka lasu, jeśli od kosztów odliczylibyśmy zakup konsoli do gier.
W obecnej sytuacji prawnej, przedsiębiorcom w Polsce nie opłaca się tworzyć kosztów na siłę. Jeśli mamy wątpliwości, zawsze warto poradzić się księgowej, a czasem także i kancelarii prawno-podatkowej. W skrajnych sytuacjach, kiedy koszt zakupu danego dobra jest znaczący, można też wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
