Czy wszystkie wydatki mogą być wliczone do kosztów uzyskania przychodu? Czego nie można wliczyć?
Możliwość zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu to rodzaj przywileju każdego przedsiębiorcy. Są tacy, dla których jest to jeden z ważniejszych powodów przejścia z etatu na etap własnej firmy. Hasło: „weź fakturę, wrzucisz sobie w koszty” sprawia, że zwłaszcza w początkowej fazie prowadzenia firmy, przedsiębiorcy dokonują wielu zakupów „na firmę”, chcąc skorzystać z możliwości zaliczenia takich wydatków „do kosztów działalności”.
Koszty działalności
Możliwość zaliczania wydatków do kosztów działalności pozwala na obniżenie podatku dochodowego, który trzeba będzie zapłacić. Mówiąc najprościej: jeśli przedsiębiorca wykona dla kogoś usługę lub sprzeda towar za 500 zł, to z tym działaniem związane są określone koszty. Może to być wydatek poniesiony na półprodukty, dojazdy do klienta, czy pudła, w które towar ten jest pakowany. Jeśli suma wydatków na te produkty wynosi np. 300 zł, to w tym przypadku zysk wyniesie 200 zł i od tej kwoty zapłacony będzie podatek dochodowy. Gdyby przedsiębiorca nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu wydatków, podatek zapłaciłby od całego przychodu, czyli w tym przypadku od 500 zł.
Po co zalicza się wydatki do kosztów działalności
Pracownik etatowy, czy osoba wykonująca zlecenie albo tworząca coś na podstawie umowy o dzieło, nie zaliczają wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W przypadku „etatowców” czy wykonawców umów o dzieło są one „ryczałtowe”, czyli o stałej wysokości, niezależnie od tego jak duże będą faktycznie poniesione wydatki.
CZYTAJ TAKŻE: Pomysł na biznes – myjnia ręczna
Co można zaliczyć do kosztów działalności?
No dobrze, a co można zaliczyć do kosztów działalności? Podstawowa zasada zakłada, że do kosztów działalności możemy wliczyć wszystkie te wydatki, które są związane z uzyskiwaniem przychodu. Chodzi o to, że został poniesiony po to by móc zrealizować dane zlecenie, zamówienie albo też związany jest z koniecznością utrzymania źródła przychodów. Co to znaczy? Już wyjaśniam. Jeśli korzystasz w pracy z internetu, to jest normalnym, że wydatki na internet będą związane z działalnością gospodarczą. Jeśli jednak trzeba wykonać naprawę gniazdka elektrycznego lub wymienić router do internetu, to również można takie wydatki zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
Czego nie można zaliczyć do kosztów działalności?
Są oczywiście wydatki, których nie da się zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Oto przykłady kilku z nich:
- Środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł, które będą użytkowanie dłużej niż rok. W tym przypadku będziemy dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Będzie oczywiście kosztem ale nie zaliczymy go jednorazowo. Stąd decyzja o tym, że nie klasyfikujemy go jako jednorazowy wydatek, który można wliczyć w koszty
- Koszty egzekucyjne i mandaty – nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z kosztami egzekucyjnymi, czy z mandatami. Nie dotyczy to sytuacji, gdy to przedsiębiorca zleca egzekucję wierzytelności. Wtedy takie działania są oczywiście kosztem uzyskania przychodu.
- Wierzytelności, których nie da się ściągnąć – jeśli jakaś wierzytelność jest nie do wyegzekwowania, to nie możemy zaliczyć tego wydatku do kosztów.
- Wynagrodzenie własne – jeśli prowadzimy działalność gospodarczą, to własna praca przedsiębiorcy nie może być kosztem działalności.
Wliczając wydatek do kosztów uzyskania przychodu należy pamiętać, że zawsze po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek udowodnienia, że jest on związany z działalnością gospodarczą. W razie kontroli skarbowej, to właśnie przedsiębiorca musi wykazać, w jaki sposób konkretny koszt wiąże się z prowadzonym przez niego biznesem.
