Jeszcze kilka lat temu ewidencja przebiegu pojazdu nie była obłożona wieloma restrykcyjnymi przepisami. Od 2016 roku wiele się jednak zmieniło. W praktyce skutkuje to tym, że firmy muszą przestrzegać wielu nowych wytycznych, jeśli chcą otrzymać pełen zwrot podatku od paliwa. Jak prowadzić ewidencję samochodu?
Czy każdy musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Na szczęście nie. Ustawodawca zastosował tu klasyczną metodę „kija i marchewki”: jeśli chcemy cieszyć się ze stu procent zwrotu podatku za wyjeżdżone paliwo, to nie zdołamy od niej uciec. Wynika to ze specyficznego statusu takiego pojazdu w polskim porządku prawnym.
Oznacza to, że taki samochód musi być wykorzystywany tylko do tak zwanego użytku firmowego. Jeśli auto, to na przykład firmowy pojazd dostawczy, którym po pracy nikt z firmy nie jeździ na przykład na zakupy, czy do kina, to oznacza to, że mieścimy się w takim właśnie użytku, a więc możemy odliczyć pełen VAT.
Co z osobami, które korzystają z takiego auta w modelu mieszanym, a więc na przykład poza dojazdami do pracy, jeżdżą też nim do dentysty, lekarza, czy na stadion, by zobaczyć mecz? Dla nich przewidziano tak zwany użytek mieszany. Tacy przedsiębiorcy mogą odliczyć tylko 50% należnego podatku za paliwo.
Widać więc dość wyraźnie, że przepisy zostały zaostrzone w dużej mierze po to, by jeszcze bardziej uszczelnić system podatkowy, by więcej pieniędzy zostało w budżecie państwa. A prowadzenie pełnej „kilometrówki” to w Polsce dość skomplikowane zadanie. Co warto o nim wiedzieć?
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Ustawodawca podszedł do tej kwestii w sposób niezwykle rygorystyczny. Nie wystarczy sama informacja o tym, ile kilometrów wyjeździliśmy na jednym baku. Gromadzony jest też szereg innych danych, które mogą zostać wykorzystane podczas kontroli przez administrację skarbową.
Firmy muszą więc podawać imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny, wspomnianą już wcześniej liczbę pokonanych kilometrów, a nawet datę rozpoczęcia wyjazdu. Co ciekawe, trzeba też podać opis pokonanej trasy, wskazując na punkt jej rozpoczęcia i zakończenia.
Dlaczego to tak ważne? Można tu wysnuć domniemanie, że zgodnie z intencją ustawodawcy, trasa powinna być najkrótszą prostą łączącą punkt A z punktem B. Można poddać w wątpliwość, czy na przykład dojazd do autostrady, który „kosztował nas” 15 km znajdzie zrozumienie w oczach kontrolera. Mimo tego, że późniejsza podróż taką drogą zaoszczędziła nam nieco czasu, dzięki czemu firma zarobiła więcej.
W raporcie trzeba też każdorazowo wskazać na cel wyjazdu, a cała księga musi być prowadzona w taki sposób, by każdy wyjazd miał swój indywidualny numer w systemie. To kolejne ułatwienie dla organów kontrolnych. Mogą one na przykład prześwietlać poszczególne grupy wyjazdów, konfrontując je ze sobą.
Zwieńczeniem kilometrówki jest też informacja o stanie licznika na koniec każdego dnia roboczego. Widać więc dość wyraźnie, że liczba informacji, jakiej życzy sobie rząd — w zamian za prawo pełnego odliczenia VAT-u – jest wręcz ogromna, a ich wygenerowanie może zająć firmom wiele cennego czasu.
Co ciekawe, obowiązek prowadzenia ewidencji może dotyczyć też… samochodów prywatnych. Dochodzi do tego w sytuacji, gdy zgodnie z poleceniem służbowym przełożonego, na potrzeby dojazdu roboczego używa się prywatnego samochodu jednego z pracowników. Tylko za tak rozliczone koszty szef będzie mógł zwrócić im pieniądze.
Czy opłaca się prowadzić ewidencję?
Dla wielu firm, jak najbardziej. Można tu wskazać na przykład firmy wyspecjalizowane, z dużym taborem pojazdów mechanicznych, na przykład TIR-ami czy betoniarkami. W o wiele gorszej sytuacji są zaś jednoosobowe działalności gospodarcze, które stanowią koło zamachowe polskiej gospodarki.
Często zdarza się, że auto wykorzystywane jest też w domu po godzinach. Nawet jeśli jest to użytkowanie sporadyczne, to wielu właścicieli JDG decyduje się na kompromis i korzysta z 50-procentowego zwrotu podatku, tracąc na tym nieco gotówki. Co w zamian? Chyba tylko spora ilość zaoszczędzonego czasu, jaką można przeznaczyć na rozwój firmy.
