Faktura uproszczona to stosunkowo nowy twór. Co ją wyróżnia?
Faktura uproszczona – czym różni się od tradycyjnej FV?
Na pierwszy rzut oka trzeba oczywiście wskazać wygląd takiego dokumentu oraz prezentowane na fakturze uproszczonej dane. Pod wieloma względami jest to dokument, gdzie prezentowane są tylko te najważniejsze dane, bez podawania dodatkowych informacji.
Nie znajdziemy tam informacji o stawce podatku VAT czy wartości danego dobra wyrażonej w kwocie netto. Jeśli kupiliśmy na przykład kilka sztuk danego produktu, to z faktury uproszczonej osoba postronna nie dowie się nawet, ile dokładnie ich było.
Jakie informacje zawsze muszą być podane na fakturze uproszczonej?
Pomimo tego, że dokument raczej nie zawiera zbyt wiele ważnych z punktu widzenia przedsiębiorców danych, to jednak pewne informacje muszą się tam zawsze znaleźć. W tym dane nabywcy oraz strony sprzedającej (czyli podatnika), data wystawienia dokumentu, zgodna z przyjętymi przez aparat państwowy wytycznymi, numeracja.
Można też wskazać na dokładną nazwę towaru lub usługi. Ważną rolę odgrywa umieszczenie na fakturze uproszczonej klarownej informacji o wielkości upustu, jeśli taki przyznaliśmy. W razie potencjalnej kontroli druk, który zawiera wszystkie te dane, nie powinien zostać zanegowany przez urząd skarbowy.
Kiedy wystawia się fakturę uproszczoną?
Warto przypomnieć tutaj o jednej kwestii. Nie zawsze musimy stosować fakturę uproszczoną. Pamiętajmy o tym, że w tradycyjnym modelu sprzedaży, jeśli naszymi klientami są osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, to w zupełności wystarczy klasyczny paragon.
Nie można jednak wykluczyć sytuacji, kiedy – nawet w sklepie spożyczym – pojawi się klient, który będzie chciał kupić towar, jaki mamy w ofercie, na firmę. Taka osoba ma do tego prawo, a zgodnie z obowiązującą od niedawna wykładnią prawa, musi poinformować nas o tym przed przyjęciem zamówienia.
W takiej sytuacji możemy wystawić właśnie fakturę uproszczoną. Musimy tylko ustalić Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP). Pamiętajmy też o tym, że taki dokument można wystawić tylko dla produktów (lub produktu czy usługi), których łączna wartość nie przekracza 450 złotych lub 100 euro.
Kiedy nie wolno wystawić faktury uproszczonej?
Oczywiście najważniejszym kryterium jest przytoczona we wcześniejszym akapicie cena. Powyżej 450 złotych lub 100 euro, zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, mamy obowiązek wystawić naszemu klientowi tradycyjną fakturę VAT.
Ustawodawca przewidział jednak kilka dodatkowych obostrzeń. Można tu wskazać na przykład na sprzedaż wysyłkową, wliczając w to także wewnątrzwspólnotową dostawę danego produktu, jaki sprzedajemy, na przykład online, z poziomu naszej platformy handlowej.
Jacy przedsiębiorcy mogą korzystać z faktur uproszczonych?
Z faktur VAT mogą korzystać zwłaszcza te działalności gospodarcze, które opłacają ten podatek, czyli – w pewnym uproszczeniu – są VATowcami. Jak wygląda wykładnia przepisów prawa, kiedy chcemy wystawić fakturę uproszczoną? Na szczęście ustawodawca nie przewiduje tutaj zbyt wielu obostrzeń.
Dokument może być wystawiony przez te rodzaje działalności, które w rozumieniu prawa nie są czynniki płatnikami podatku VAT. Oznacza to, że z tej formy mogą na przykład korzystać te działalności, które zdecydowały się na rozliczanie przez ryczałt.
Faktura uproszczona – jakie są terminy wystawienia dokumentu?
Polski system podatkowy często uchodzi za dość skomplikowany. Różne rodzaje działalności muszą rozliczać się w różnych terminach. Na szczęście ustawodawca nie zdecydował się na wprowadzanie różnic w terminie wystawiania faktur uproszczonych względem tradycyjnych faktur VAT.
Oznacza to, że dokument może być wystawiony nie wcześniej niż 30 dni przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi, jeśli to właśnie na nią wystawiamy ten dokument księgowy. Z drugiej jednak strony, faktura uproszczona musi zostać wystawiona nie później niż do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Czy można skorygować fakturę uproszczoną?
Tak. Ustawodawca przewidział taką możliwość. Co więcej, w razie konieczności wprowadzenia korekty do dokumentu, można zrobić to w dokładnie taki sam sposób, jak korektę zwykłej faktury VAT. To spore ułatwienie dla przedsiębiorców.
Czy z faktury uproszczonej można odliczyć podatek?
Tak, można. Ustawodawca zwraca jednak uwagę na to, że na dokumencie musi być umieszczony podatek VAT. Tutaj jednak powstaje problem, ponieważ – zgodnie z zasadami wystawiania tych dokumentów – kwota należnego podatku nie musi być podawana.
Na szczęście można samodzielnie obliczyć wysokość podatku. Na stronach Ministerstwa Finansów można znaleźć wzór, dzięki któremu można szybko ustalić tę wartość. Zdecydowana większość oprogramowania do prowadzenia finansów w firmie także oferuje tę funkcję.
