Nie wiesz co to jest faktura zaliczkowa, a co to faktura końcowa? Postaramy się rozwiać twoje wątpliwości
W polskim prawie spotykamy się z wieloma różnymi dokumentami fiskalnymi. Mamy na przykład fakturę proforma, a także faktury końcowe i zaliczkowe. Zwłaszcza te ostatnie wzbudzają wiele wątpliwości. Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?
Co to jest faktura zaliczkowa?
Jest to dopuszczony do obiegu w polskim porządku prawnym dokument, którego celem jest właściwe rozliczenie zaliczek za konkretne produkty lub usługi, które dopiero będą wykonane. Taki druk może zostać wystawiony na przykład wtedy, gdy spedytor pobiera pieniądze za kurs do klienta, który dopiero się odbędzie.
Dokumentacja tego typu zwykle była popularna przy towarach lub usługach o wysokiej wartości, gdy mogły zachodzić przesłanki, że strona kupująca dane dobro (lub zamawiająca usługę) nie będzie mogła w pełni wywiązać się ze swoich zobowiązań finansowych.
Z biegiem czasu faktura zaliczkowa stała się coraz bardziej popularna na przykład w świecie programistów czy copywriterów, którzy w ten sposób chcą chronić siebie oraz swoją pracę przed brakiem uiszczenia zapłaty w terminie, co mogłoby wiązać się z pewnymi problemami w przyszłości.
Po stronie ciekawostek warto dodać, że partner w biznesie nie musi wpłacić pełnej kwoty wartości zamówienia. Jeśli strony umówią się na przykład na 50% płatności, to po wywiązaniu się usługodawcy ze swojej części, będzie konieczne wystawienie faktury zamykającej transakcję.
Po stronie ciekawostek można natomiast wskazać na sytuację, kiedy firmy wystawiają dwie (lub więcej) faktury zaliczkowe. Takie działanie jest dopuszczalne w myśl Ustawy o podatku VAT. Co więcej, jeśli suma kosztów uzyskana z takich dokumentów wynosi sto procent oczekiwanej kwoty, nie zachodzi obowiązek wystawienia faktury końcowej, która podsumowałaby całą transakcję.
Jakie dane trzeba zawrzeć na fakturze zaliczkowej i końcowej?
Różnic nie ma zbyt wiele, co definiuje Ustawa o VAT. Oba dokumenty muszą zawierać datę wystawienia dokumentu, niepowtarzalny identyfikator, nazwy podatników, a więc sprzedającego i kupującego, a także ich oznaczenia w bazie takiej, jak NIP.
Dokumenty tego typu muszą być też opatrzone datą realizacji zamówienia lub wykonania usługi, jednak tylko w sytuacji, gdy nie jest to ta sama data, co ta, która widnieje na fakturze. Dokument wieńczy oczywiście informacje o kwocie zapłaty oraz wysokości podatku, a także nazwa towaru i jego liczba.
Warto odnotować, że w kilku sytuacjach nie można wystawić faktury zaliczkowej. Można tu wskazać na przykład na poczet usług telekomunikacyjnych, usług związanych z uzdatnieniem wody czy usług obsługi biurowej, czy leasingu. Pełna lista dostępna jest w załącznikach do Ustawy o VAT.
Co trzeba wiedzieć o fakturze końcowej?
Warto rozpocząć od tego, że musimy wystawić ją tylko wtedy, gdy faktura zaliczkowa nie obejmowała stu procent oczekiwanej przez sprzedającego kwoty. Jeśli tak właśnie było, to faktura końcowa nie jest wystawiana na łączną kwotę, ale tylko na tę część, która nie została jeszcze zapłacona.
Ustawodawca w podobny sposób podszedł do kwestii należnego mu podatku. Jego kwota musi zostać odpowiednio pomniejszona, by nagle nie okazało się, że faktura końcowa oblicza sto procent opodatkowania od całej sumy, na jaką były wystawione oba te dokumenty.
W polskim porządku prawnym dominuje wykładnia, jakoby faktura końcowa powinna była zawierać identyfikator pierwszej faktury zaliczkowej. Na pewno jest to duże ułatwienie i działanie, które może pomóc zapanować nad dokumentacją w firmie.
