Żeby przetwarzać dane osobowe trzeba przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych. Wskazują one kilka elementów, które powodują, że można przetwarzać dane osobowe. Wystarczy jednak, że otrzymamy zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
Legalne przetwarzanie danych
Żeby legalnie przetwarzać dane konkretnej osoby, to musi ona na to wyrazić zgodę. Zgoda nie jest konieczna, jeśli dane chcemy usunąć. Przetwarzać dane innej osoby można wtedy, gdy jest to niezbędne dla spełnienia jakiegoś obowiązku, który wynika z przepisów prawa albo „niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Jak już wspomnieliśmy, żeby można było przetwarzać dane osobowe, trzeba uzyskać zgodę osoby, której to dotyczy. Żeby taką zgodę otrzymać, wystarczy oświadczenie lub wyraźne potwierdzenie, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie.
Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych musi być wyraźna. Nie może być domniemania, że takie oświadczenie zostało złożone. Co istotne, osoba zainteresowana może w każdy momencie odwołać swoją zgodę.
Warunkiem uznania zgody za poprawną na gruncie prawa jest jej wyraźny charakter i jasno określony cel, znany w momencie jej wyrażania.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – wzór
Warto wiedzieć, że nie istnieje jeden wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych. Trzeba dostosować taki dokument do potrzeb własnej firmy. Chodzi o to by cel przetwarzania danych był wyraźnie zaznaczony. Może to być np. cel marketingowy. Do tego trzeba wskazać zakres, w jakim dane będą przetwarzane. W tym przypadku chodzi o to czy przetwarzane będą tylko imię i nazwisko, czy tez inne dane, jak np. adres poczty elektronicznej, czy korespondencyjny albo numer telefoniczny. Konieczne też będzie podanie informacji o administratorze danych osobowych. Obowiązkowa jest też informacja o tym, że zgodę można w każdym momencie cofnąć.
Czy można przetwarzać dane osobowe dla kilku celów?
Często pojawia się pytanie, czy można raz uzyskaną zgodę na przetwarzanie danych osobowych wykorzystać do każdego działania realizowanego przez firmę. Chodzi o sytuację, gdy w jednej klauzuli pojawia się zgoda na zapis do newslettera, możliwość przekazywania informacji o promocjach, czy zgoda na kontakt telefoniczny. Taka forma uzyskiwania zgody na przetwarzanie danych osobowych jest niezgodna z prawem. Nie można jej łączyć ze zgodami dotyczącymi innej treści.
Zgody takiej nie można też wymuszać. Co ważne, zgoda na przetwarzanie danych musi być jednoznaczna. Nie ma więc możliwości by za zainteresowanego zaznaczać odpowiednie pole, w którym wyrażamy zgodę na przetwarzanie danych.
Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych
Jak już podkreśliliśmy, zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym momencie wycofana. Wystarczy, że zainteresowana osoba przekaże taką informację w formie elektronicznej lub listownie.
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – formularz
Ja, niżej podpisana/ny wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w podanym wyżej/niżej zakresie
…………………………………………………………………………………………………………
przez…………………………………………………………………………………………………
[nazwa administratora danych i jego adres]
w celu …………………………………………………….. [cel przetwarzania danych (np. otrzymywanie newslettera z informacjami marketingowymi, przesyłania ofert marketingowych)].
Informujemy, że Państwa zgoda może zostać cofnięta w dowolnym momencie przez wysłanie wiadomości e-mail na adres naszej firmy spod adresu, którego zgoda dotyczy.
……………………….………………….……………
Data, miejsce i podpis osoby wyrażającej zgodę
