Planowanie budżetu w firmie to skomplikowane zagadnienie. Zwłaszcza dla młodych przedsiębiorców, którzy dopiero uczą się zarządzania budżetem i nie poznali jeszcze wszystkich zakamarków prowadzenia swojego własnego biznesu. Jak planować budżet firmowy, by środków wystarczyło nam na cały rok?
Co trzeba wiedzieć o budżecie w firmie?
W zdecydowanej większości przypadków to właśnie budżet wyznacza linię rozwoju firmy, a także wpływa na jej dynamikę. Dobrze zaplanowany budżet może zaważyć na tym, czy działalność gospodarcza znajdzie na przykład środki na zatrudnienie nowych pracowników, a co za tym idzie, także na utrzymanie ich.
Najgorszy z możliwych błędów, jaki mogłaby zrobić firma, to przeszacować budżet, w wyniku czego zatrudniono by zbyt wiele osób, na których utrzymanie zabrakłoby środków finansowych. Nie jest to sytuacja korzystna ani z punktu widzenia nowych w zespole osób, ani z punktu widzenia podmiotu gospodarczego, który być może musiałby się posiłkować pożyczką.
W podobnym tonie można wypowiedzieć się na przykład o zakupie nowego pojazdu w firmie. Kupujmy takie auta lub pojazdy specjalistyczne, na jakie daną działalność w konkretnym czasie stać. Wszystko po to, by nie doszło do kuriozalnej sytuacji, kiedy szef przyjeżdża do pracy autem za 300 tysięcy złotych i mówi pracownikom, że w tym miesiącu nie ma dla nich kompletnego wynagrodzenia. To błąd, który na pewno nie pozostanie w branży bez echa. A taką „łatkę” trudno później usunąć.
Jak planować budżet firmowy w praktyce?
Nadrzędnym elementem budżetu są klienci, dzięki którym zarabiamy. Musimy dokładnie poznać ich potencjał finansowy oraz oczekiwania. Idealną sytuacją byłoby związanie ich z naszą firmą umowami terminowymi, jednak taka sytuacja jest możliwa tylko w kilku sektorach usług, na przykład w branży dostawców usług internetowych czy wśród operatorów telefonii komórkowej.
Większość firm nie wie, czy w kolejnym miesiącu współpracujące z nią podmioty nie wybiorą oferty konkurencji. Rodzi to niepewność, ale z drugiej strony trzeba wskazać też na pozytywny aspekt takiej sytuacji. Napędza ona rywalizację i konkurencję, na czym w ostatecznej perspektywie zyskujemy zwłaszcza my – klienci.
Trzeba jednak pamiętać o tym, aby stworzyć budżet w kilku wersjach. Najlepiej utworzyć jego trzy warianty: optymistyczny (czyli taki, gdzie zakładamy, że wszystko pójdzie zgodnie z planem i nie dość, że utrzymamy klientów, to jeszcze zwiększymy nasz udział w rynku), realistyczny (w którym weźmiemy pod uwagę zarówno aspekty pozytywne, jak i zagrożenia) oraz pesymistyczny, czyli taki, który będzie zakładał, że wiele rzeczy może pójść nie tak.
Mediana z tych trzech budżetów i prognozowanego zysku to kwota, jaką warto planować na kolejny cykl rozliczeniowy, na przykład kwartał czy rok, w zależności od tego, jak działa nasza firma. Aby taka analiza była podparta możliwie jak największą liczbą danych, warto skorzystać z profesjonalnego oprogramowania SaaS.
Co robić, gdy źle oszacujemy budżet?
Co z naszą firmą i jej pracownikami, gdy przeszacujemy wpływy? Na pewno nie jest to idealna sytuacja, jednak warto wiedzieć o tym, że można skorzystać z pożyczek celowych z funduszy unijnych, które albo nie są, albo są zaledwie minimalnie oprocentowane. To zastrzyk gotówki, który może pomóc nam przetrwać.
Warto też stale rozwijać firmę i szukać nowych rynków zbytu oraz kanałów dystrybucji, dzięki którym potrzeby do większej grupy docelowej. Im więcej osób usłyszy o naszej firmie, tym większe szanse na to, że z takimi osobami uda nam się nawiązać współpracę biznesową, co powinno ustabilizować firmowe finanse.
