Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie efaktur. Spowoduje to, że nie trzeba będzie archiwizować w żaden inny sposób faktur sprzedażowych.
Faktury ustrukturyzowane to nowy sposób wystawiania, odbierania i obiegu faktur sprzedażowych. Mówiąc najprościej, wystawienie faktury będzie „zapisywało” ją w specjalnym systemie eFaktur, zarządzanym przez Ministerstwo Finansów.
Przedsiębiorca powinien wiedzieć, że wszystkie faktury, jak i inne dokumenty księgowe trzeba przechowywać tak długo aż dojdzie do przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego dany dokument może dotyczyć. I tak, w przypadku faktur sprzedażowych jest to pięć lat liczonych od końca danego roku podatkowego. Jeśli więc wystawimy albo przyjmiemy fakturę w styczniu 2022, to trzeba ją będzie przechowywać do stycznia 2028. Wszystko dlatego, że pięć lat będzie de facto liczone od 2023 roku.
Faktura KSeF
W momencie gdy przedsiębiorca zacznie korzystać z faktur strukturyzowanych KSeF, dokumenty będą przechowywane na serwerze Ministerstwa Finansów i dostęp do tych dokumentów będzie możliwy poprzez ten system. To wszystko sprawia, że nie będzie już trzeba przechowywać dokumentów księgowych na własnym komputerze, ani tym bardziej w formie papierowej w segregatorze. Urzędnicy ministerstwa finansów będą mieli wgląd do tych dokumentów. Mało tego. Wszystkie dokumenty, które znajdą się w bazie KSeF będą tam przechowywane przez 10 lat. Termin jest tak długi chociażby ze względu na to, że urzędnicy skarbowi często rozpoczynali przeprowadzanie kontroli w końcowym okresie obowiązywania dokumentów. W takiej sytuacji okres przedawnienia ulega zawieszeniu. W momencie gdyby taka kontrola się rozpoczęła mógłby pojawić się kłopot z uzyskaniem dostępu do „starszych” dokumentów. Dzięki temu, że dokumenty są dostępne w systemie przez 10 lat będzie można z nich skorzystać nawet w sytuacji gdy postępowanie podatkowe się wydłuży.
Gdy więc wykorzystując system KSef wystawimy fakturę w styczniu 2022, to będzie ona w nim widniała do stycznia 2032 roku. Właśnie po to by w razie przedłużania się postępowania podatkowego można było „sięgnąć” do dokumentów. Jeśli jakieś postępowanie będzie się przedłużać, to po upływie 10 lat podatnik będzie musiał taką fakturę przechować we własnym zakresie. Dlaczego? Ponieważ zniknie ona z zasobów KSeF po tym okresie. Prawo nie przewiduje żadnego wyjątku od tej zasady.
