Dobre biuro rachunkowe dla firmy jest bardzo ważne. Poprawne rozliczanie księgowości i prowadzenie rachunków to podstawa. Jak zabrać się za wybór biura rachunkowego?
Każdy kto prowadzi działalność gospodarczą zastanawiał się przynajmniej raz, czy lepiej jest prowadzić księgowość samodzielnie, czy też powierzyć to zadanie biuru rachunkowemu. Jestem zwolennikiem by na początku aktywnie zaangażować się w prowadzenie rozliczeń. Nawet wtedy gdy samodzielnie nie obliczamy podatków i nie wysyłamy deklaracji, dobrze jest na własnej skórze przekonać się jak skonstruowany jest program księgowy, jak wystawia się faktury i jak rozliczane są koszty działalności.
Oczywiście jeśli faktur i innych dokumentów rachunkowych będzie bardzo dużo, to samodzielne prowadzenie rachunkowości może być trudne. W takiej sytuacji warto bardzo dobrze przemyśleć tę decyzję.
Tradycyjne czy internetowe biuro rachunkowe
Wybór między tradycyjnym, a internetowym biurem rachunkowym, nie ma już dziś raczej sensu. Wszystko dlatego, że nawet „tradycyjne” biura rachunkowe rzadko przyjmują zwykłe drukowane dokumenty. Podobnie jest w przypadku deklaracji podatkowych. Te wysyłać do urzędu można już tylko elektroniczne.
Wybór mamy więc tylko między złym, a dobrym biurem księgowym. Lokalizacja biura nie ma już takiego znaczenia. Wszystko jesteśmy w stanie bowiem załatwić przez internet lub telefon.
Biuro rachunkowe -co robi?
Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na powierzenie prowadzenia księgowości do biura rachunkowego, to w tym momencie to właśnie biuro odpowiada za składanie deklaracji rozliczeniowych, a także załatwiania spraw z urzędami. Robi to jednak zawsze w imieniu przedsiębiorcy. Wszystko dlatego, że to przedsiębiorca zawsze ostatecznie odpowiada za poprawność zapisów.
Jak wygląda współpraca z biurem księgowym? Najprościej rzecz ujmując, przedsiębiorca przekazuje dokumenty do biura rachunkowego (faktury sprzedażowe i kosztowe), a księgowi sporządzają odpowiednie deklaracje podatkowe. Wysyłają informację jak dużo podatku jest do zapłacenia. W razie konieczności rozliczają też składki ZUS. Jeśli dokumentów jest bardzo dużo, można rozważyć zatrudnienie samodzielnej księgowej bezpośrednio w firmie. Jej zakres obowiązków jest taki sam jak w przypadku biura rachunkowego.
Księgowa (biuro rachunkowe) może odpowiadać za wystawianie faktur. Na pewno będzie prowadzić księgowość, rozliczać deklaracje podatkowe, rozliczać umowy z pracownikami, ewidencje. Może też w imieniu przedsiębiorcy podejmować kontakt z urzędami.
Ile kosztuje biuro rachunkowe?
Koszty biura rachunkowego zależą przede wszystkim od zakresu zadań, które przedsiębiorca zleci biuru rachunkowemu. Dodatkowo na koszt może mieć wpływ ilość dokumentów do zaksięgowania, no i oczywiście rodzaj prowadzonej księgowości. Czy będzie to tzw. pełna księgowość (księgi rachunkowe), czy księga przychodów i rozchodów.
Na rynku dostępne są też internetowe biura rachunkowe. Działają one na takiej samej zasadzie jak tzw. tradycyjne biura z tą różnicą, że kontakt z nimi ograniczony jest wyłącznie do internetu. Warto wiedzieć, że internetowe biura rachunkowe najczęściej prowadzą najprostsze usługi (tzn. prowadzenie księgi przychodów i rozchodów) i to dla małych firm. Nawet jeśli reklamują się obsługą spółek (z pełną księgowością) to i tak zajmują się tym tradycyjne biura rachunkowe, które mają umowę z operatorem systemu księgowego.
Zdecydowaną przewagą internetowego biura rachunkowego jest szybkość działania. Wiele działań wykonywanych jest automatycznie. Przedsiębiorca może wiec mieć na bieżąco wgląd w rozliczenia.
Dobre, małe biuro rachunkowe może zdecydowanie wygrać z biurem online. Przy wyborze nie warto kierować się tylko ceną. Ważne jest doświadczenie w obsłudze konkretnych branż. Każdy biznes ma swoją specyfikę dlatego warto zdecydować się na obsługę biura, które np. specjalizuje się w rozliczaniu firm transportowych (jeśli taki biznes prowadzisz) albo salonów fryzjerskich itd.
Nie da się też przecenić możliwości bezpośredniego kontaktu i szybkość udzielania odpowiedzi. Warto też sprawdzić jaki system księgowy oferuje biuro rachunkowe. Może się okazać, że jest on mało intuicyjny, trudno się w nim poruszać, co znacząco wydłuża czas wykonywania konkretnych zadań.
OC biura rachunkowego
Każde biuro rachunkowe powinno mieć ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej. Polisa ta ma pokryć koszty w razie ewentualnych błędów biura. I tu ważna kwestia. W jednym z wcześniejszych akapitów wspomnieliśmy, że biuro rachunkowe wszystkie działania wykonuje w imieniu przedsiębiorcy i to on zawsze odpowiada za poprawność obliczeń. Za co więc odpowiada biuro rachunkowe i po co mu polisa OC? W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej za wszystko zawsze odpowiada przedsiębiorca. Jeśli zdarzy się błąd i trzeba będzie np. zapłacić karę administracyjną, to za jej uregulowanie odpowiada przedsiębiorca. Dopiero gdy uda mu się udowodnić błąd biura rachunkowego (zwykle przed sądem), może domagać się odszkodowania za błąd. Wtedy jest ono wypłacane z polisy.
