KSeF czyli Krajowy System eFaktur to nowość w polskim systemie prawa podatkowego. Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Pojęcie KSeF czyli Krajowy System e-Faktur oparty na fakturach strukturyzowanych weszło do polskiego systemu podatkowego w styczniu 2022 w wyniku nowelizacji ustawy o VAT. Od tego momentu korzystanie z systemu stało się dobrowolne. Obowiązkowe miało stać się w drugim kwartale 2023 jednak według najbardziej aktualnych danych, termin, gdy przedsiębiorcy muszą z tego systemu korzystać zostanie przesunięty na początek 2024 roku.
Dostęp do systemu KSeF
Jak wystawić faktury KSeF? Są dwie możliwości. Jedna to skorzystanie z darmowych programów udostępnionych przez Ministerstwo Finansów. Ten wariant sprawdzi się w przypadku najmniejszych firm, które nie wystawiają wielu faktur i nie muszą korzystać z rozbudowanego oprogramowania.
Drugi sposób to komercyjne narzędzia do rozliczeń podatkowo-księgowych. Są one połączone z systemem KSeF specjalnym interfejsem API. Podatnik tworzy zwyczajnie fakturę w formacie xml przy użyciu „zwykłego” programu do wystawiania faktur. Oprogramowanie wyśle fakturę do bazy KSeF. Po nadaniu dokumentowi numeru, stanie się on pełnoprawną fakturą.
Niezależnie od przyjętych rozwiązań korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelniania.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów planowana jest aktualizacja oprogramowania e-Mikrofirma w sposób, który umożliwi wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Aplikacja ta została udostępniona w II kwartale 2022 roku. Warto jednak zaznaczyć, że jest to oprogramowanie służące do obsługi niewielkich spółek. Duzi przedsiębiorcy, czy spółki z sektora SME będą zobowiązani do samodzielnego dostosowania swoich systemów podatkowych i księgowych do nowego obowiązku.
Pieczęć elektroniczna
Wykorzystanie pieczęci elektronicznej w procesie KSeF, zostało wskazane jako jedna z możliwych metod uwierzytelnienia podatnika [Rozporządzenie ministra finansów z 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. 2021, poz. 2481)].
Zgodnie z treścią § 5. tego rozporządzenia:
- Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo
- kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo
- podpisem zaufanym, albo
- wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień
– oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
- W przypadku kwalifikowanych podpisów elektronicznych niezawierających numeru identyfikacji podatkowej (NIP) i numeru PESEL podatnika będącego osobą fizyczną, uwierzytelnienie oraz weryfikacja posiadanych uprawnień są możliwe również po zgłoszeniu danych unikalnych identyfikujących ten podpis, do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w zawiadomieniu, o którym mowa w § 4.
Zainteresowanych szerszą informacją o zastosowaniu pieczęci elektronicznej w KSeF zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych.
