Jakie są metody uwierzytelniania w KSeF? Kto może korzystać z KSeF i w jaki sposób uzyskujemy dostęp do Krajowego Systemu eFaktur?
System KSeF to specjalny rejestr eFaktur zapisywanych w formie specjalnych plików, faktur strukturyzowanych.
Uwierzytelnienie w KSeF
Autoryzacja użytkownika w KSeF wymagana jest niezależnie od tego czy wykorzystujemy narzędzia komercyjne czy też korzystamy z aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Żeby skorzystać z Krajowego Systemu e-faktur trzeba uwierzytelnić się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, która jest odpowiednikiem pieczątki firmowej. Można też uwierzytelnić się specjalnym tokenem, który jest przypisany do danej osoby.
Jeśli poświadczymy już tożsamość użytkownika, uzyskamy dostęp do KSeF. Można będzie zarówno przeglądać, wystawiać ale i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Przedsiębiorca nie musi sam wykonywać czynności związanych z fakturą strukturyzowaną. Można dać uprawnienie do korzystania z systemu np. przez biuro rachunkowe.
Uwierzytelnianie osób fizycznych w KSeF
Jeśli osoba fizyczna chce uwierzytelnić się w KSeF, czyli np. przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, warto pamiętać, że autoryzacji można dokonać poprzez kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany – profil zaufany albo też poprzez API i wygenerowany wcześniej token.
Podpis elektroniczny, który potwierdza tożsamość powinien zawierać NIP oraz PESEL. Jeśli ich nie ma, do uwierzytelnienia potrzebne będzie zgłoszenie danych unikalnych, które identyfikują ten podpis (tzw. odcisk palca) w zawiadomieniu ZAW-FA, które należy wysłać do urzędu skarbowego.
Jak uwierzytelnić podmiot niebędący osobą fizyczną
Podmiot niebędący osobą fizyczną może uwierzytelnić się w systemie za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub składając w urzędzie zawiadomienie ZAW-FA, w którym powinien wyznaczyć określoną osobę fizyczną (w ramach swojej struktury) do korzystania z KSeF, np. do nadawania i odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu, dostępu do faktur.
Ze strony Ministerstwa Finansów dowiadujemy się, że w przypadku aplikacji udostępnionej przez MF możliwy jest anonimowy dostęp do faktury bez uwierzytelniania. Pozwala na anonimowy dostęp do pojedynczej e-faktury. Żeby się do niej „dostać” trzeba jednak podać numer identyfikujący fakturę w systemie KSeF, standardowy numer faktury, numer NIP nabywcy, dane nabywcy i kwotę faktury.
