Czy ciągłe monitorowanie pracowników jest możliwe? Jakie warunki trzeba spełnić, żeby zamontować kamery w firmie i legalnie „podglądać” pracowników?
Monitoring w pracy, a prawo
Zastanawiając się nad tym jak legalnie korzystać z monitoringu pracowników, warto wiedzieć, że zasady takie reguluje kodeks pracy ale i ustawa o RODO. Zgodnie z zapisami RODO monitoring może być wprowadzony w miejscu pracy tylko wtedy gdy jest on prawnie uzasadniony
Kiedy pracodawca może korzystać z monitoringu
Podstawowa zasada wprowadzenia monitoringu w firmie zakłada, że pracodawca może korzystać z monitoringu by zapewnić pracownikom bezpieczeństwo albo ochronić mienie. Mówiąc o zapewnieniu bezpieczeństwa pracownikom chodzi tu przede wszystkim o minimalizowanie zagrożeń ze strony osób postronnych ale i ograniczanie ryzyka linii produkcyjnej. Monitoring może być założony również po to by kontrolować jakość i efektywność pracy. Za każdym razem, przed montażem monitoringu należy rozważyć, czy da się określony cel osiągnąć w inny sposób.
Czy można monitorować jak długo ktoś pracuje?
Cel monitoringu, jak już wspomnieliśmy jest wyraźnie określony w przepisach. Oznacza to, że nie można go zamontować i z niego skorzystać choćby po to by kontrolować ile czasu dany pracownik spędza w miejscu pracy. Nie może być więc formą nadzoru nad pracownikami.
Monitoring w szatni
Czy pracodawca może zamontować monitoring w szatni albo w palarni? Odpowiedź jest prosta. Może o ile nie narusza to godności pracownika, a także jego dóbr osobistych. W przypadku montażu kamer w pomieszczeniach sanitarnych, czy np. szatni muszą na to wyrazić zgodę przedstawiciele pracowników. Mało tego. Kamery muszą być tak usytuowane, żeby nie dało się rozpoznać osób, które w tych pomieszczeniach przebywają.
Kto może oglądać nagrania z monitoringu?
Jeśli materiał z monitoringu jest nagrywany, może go przeglądać pracodawca lub upoważnieni pracownicy. W przypadku zlecenie obsługi monitoringu zewnętrznej firmie, musi ona dostać upoważnienie do przeglądania monitoringu.
Jak długo przechowywać dane z monitoringu?
Prawo jest również jednoznaczne w kwestii tego, jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu. I tak, jeśli są to nagrania związane z danymi osobowymi (czyli nagrania pracowników) to nie można takich materiałów przechowywać dłużej niż trzy miesiące. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy nagrania są dowodem w postępowaniu sądowym.
CZYTAJ TAKŻE: Odpowiedzialność materialna pracownika. Jak ustalić jej zakres?
Czy pracownik musi wiedzieć, że jest nagrywany
W prawie nie ma bezpośredniego nakazu informowania pracowników o tym, że są nagrywani. Domniemuje się jednak, że muszą być poinformowani o tym w jakich okolicznościach przetwarzane są ich dane w związku z działaniem monitoringu. Dodatkowo wszystkie miejsca objęte monitoringiem muszą być oznaczone. Co istotne, oznaczenia muszą się znaleźć w miejscu monitoringu przynajmniej dzień przed uruchomieniem systemu monitoringu
Ustawa o RODO daje pracownikowi prawo dostępu do nagrań, na których się znajduje. Może je przejrzeć w każdym momencie i nie musi uzasadniać w jakim celu chce to zrobić.
