Co to jest pieczęć elektroniczna?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest cyfrowym odpowiednikiem tradycyjnej pieczęci firmowej i jej zastosowanie jest tak szerokie jak zastosowanie tzw. stempla. Zasadniczą różnicą pomiędzy nimi, a zarazem główną cechą pieczęci elektronicznej jest to, że w odróżnieniu od stempla zabezpiecza dokumenty elektroniczne przed zmianami, czy celowym fałszerstwem.
Użytkownicy pieczęci elektronicznej wykorzystują ją do uwierzytelniania i zapewniania integralności tworzonych dokumentów elektronicznych, czyli poświadczenia prawdziwości ich zawartości, a także zabezpieczania ich przed ewentualnymi zmianami. To zastosowanie ważne jest zarówno dla posiadacza pieczęci, ale także dla odbiorców jego dokumentów, gdyż opatrzone pieczęcią kwalifikowaną gwarantują odbiorcy także prawdziwość ich pochodzenia, np. faktura potwierdzona pieczęcią gwarantuje odbiorcy, że pochodzi od konkretnego wystawcy i zawarte w niej dane nie zostały w żaden sposób zminione. Eliminuje to możliwość podrobienia faktury, bądź jej przechwycenia i np. zmianę numeru konta.
Dowiedz się więcej, jak pieczęć elektroniczna chroni przed fałszywymi fakturami
Jakakolwiek edycja dokumentu elektronicznego powoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem, a zmodyfikowaną wersją.
Zastosowanie pieczęci elektronicznej
Pieczęć elektroniczna zawiera takie informacje jak: nazwa organizacji, adres, NIP, a także jeśli potrzeba, to również inne dane istotne dla prowadzonej działalności. Dla dokładniejszego wyjaśnienia możliwych zastosowań pieczęci kwalifikowanej można wyróżnić dwa obszary: zastosowanie wewnętrzne w ramach własnej organizacji oraz zastosowanie zewnętrzne, czyli w komunikacji wychodzącej.
Zastosowanie wewnętrzne
wykorzystanie pieczęci elektronicznej wewnątrz organizacji pozwala na oznaczanie i uwiarygodnianie dokumentów otrzymywanych oraz funkcjonujących wewnętrznych Twojej firmy. Dzięki temu wszelkie dokumenty wymagające rejestracji, czy archiwizacji, a opatrzone pieczęcią elektroniczną, będą tymi które rzeczywiście przyjęto, co ułatwia zarzadzanie nimi oraz stanowi dowód ich zawartości.A jakie to mogą być dokumenty? Otrzymane faktury, oferty, zamówienia, wszelka dokumentacja pracownicza, dokumenty istotne dla firmy takie jak plany, budżety, strategie, to także zastosowanie do archiwizacji umów, ważnych ofert, sprawozdań, czy raportów. Co więcej przechowywanie dokumentów kadrowych, czy finansowych w formie elektronicznej pozwoli na ich krótsze archiwizowanie niż w przypadku papierowych. Dodatkową i prozaiczną korzyścią może być także oszczędność miejsca w przypadku dużych ilości dokumentów.
Zastosowanie zewnętrzne
To obszar w którym pieczęć elektroniczna pozwoli na zabezpieczenie dokumentów cyfrowych wychodzących do zewnętrznych podmiotów (np. obsługiwanych klientów, potencjalnych partnerów biznesowych, urzędów, bądź innych odbiorców związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą). Jaka aktywność może wymagać takich gwarancji? Faktury wychodzące, umowy i inne dokumenty prawne, oferty wraz z cenami i warunkami świadczeń, zamówienia, oficjalna korespondencja z partnerami biznesowymi, klientami, czy urzędami. Takie dokumenty opatrzone pieczęcią elektroniczną uwierzytelniają ich wystawcę, spełniają wymogi prawne i dają odbiorcy gwarancję prawdziwości treści, a samemu wystawcy gwarantują ochronę przed fałszerstwem, gdyż pieczęci nie można podrobić.
Przykłady zastosowań pieczęci elektronicznej:
– Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną nie może podważyć jej pochodzenia, w celu unikania, bądź celowego przedłużania dokonywania płatności
– Odbiorca faktury opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że pochodzi od danego wystawcy i nie została sfałszowana.
– Nadawca oferty opatrzonej pieczęcią elektroniczną ma pewność, że zawarte w niej warunki nie zostaną zmienione
– Firma szkoleniowa po szkoleniu potwierdza autentyczność wydawanych dyplomów.
– Złożone zamówienie na dostawę towarów nie zostanie „błędnie odczytane”, gdyż jakakolwiek zmiana w dokumencie spowoduje wyświetlenie komunikatu o braku spójności między opieczętowanym plikiem, a zmodyfikowaną wersją.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest teraz dostępna online w sklepie dziennika „Rzeczpospolita”. Jest ona zgodna z rozporządzeniem eIDAS, spełnia wymogi prawne i jest akceptowana na terenie całej Unii Europejskiej.
Pieczęć elektroniczna najtaniej w sklepie dziennika „Rzeczpospolita
Zainteresowanych ofertą i możliwością nabycia Pieczęci Elektronicznej w najniższej cenie zachęcamy do pozostawienia danych kontaktowych
