Plan urlopów to kalendarz urlopów układany w firmie po to by zaplanować pracę poszczególnych działów. Czy plan urlopów jest obowiązkowy?
Czy pracownik musi mieć urlop?
Prawem każdego pracownika, który jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest urlop wypoczynkowy. Przysługuje on co roku i musi to być czas nieprzerwanego i płatnego wypoczynku. Plan urlopowy pozwala ułożyć pracę w firmie w taki sposób by w każdym momencie zapewnić określoną liczbę potrzebnego personelu.
Czy plan urlopowy jest obowiązkowy?
Jeśli w firmie nie ma związków zawodowych, to plan urlopowy nie musi być tworzony. Nie trzeba go robić również wtedy, gdy jest w firmie związek zawodowy ale organizacja ta zgodziła się na to by nie przygotowywać takiego planu.
Jak przygotować plan urlopowy?
Jeśli zdecydujemy się na to by przygotować plan urlopowy, to trzeba w nim wpisać dane dotyczącego bieżącego urlopu, dane o urlopie, który będzie przysługiwał pracownikowi w najbliższym roku, a także urlopie dodatkowym. Ten rodzaj urlopu przysługuje na bazie określonych przepisów. Plan urlopowy musi być przygotowany w taki sposób by pracownik miał nieprzerwany urlop przewidziany w kodeksie pracy. Urlop może być rozdzielony na kilka części pod warunkiem że chociaż jedna z części trwa minimum 14 dni, a pracownik złożył wniosek o rozdzielenie urlopu.
Plan urlopowy – do kiedy trzeba go przygotować?
Przedsiębiorca nie musi przygotowywać tylko jednego planu urlopowego na rok. Plan urlopów może obejmować kwartał, pół roku czy rok. Mało tego. Każdy z działów w firmie może mieć oddzielny plan urlopowy. To jaki rodzaj planu urlopowego przygotowujemy, zależy czas, do kiedy trzeba go przygotować. Jeśli jest to roczny plan urlopowy, musi być przygotowany najpóźniej do 31 grudnia poprzedniego roku. Jeśli w firmie funkcjonował do tej pory np. roczny plan urlopowy, a nie został on przygotowany do końca grudnia, tzn. gdy zaczął się już okres, którego ten plan miałby dotyczyć, pracownikowi nie można w tym okresie odmówić urlopu.
Wymiar urlopu
Jeśli w danym roku pracownik nie pójdzie na urlop, to pracodawca musi mu go udzielić do końca września następnego roku. Pracownicy, którzy dopiero zaczynają pracę mogą skorzystać z urlopu po zakończeniu każdego miesiąca pracy. Wtedy przysługuje im 1/12 wymiaru urlopu. W planie urlopu powinno się uwzględniać również pracowników wracających do pracy choćby po urlopie macierzyńskim
Zasada tworzenia planu urlopów zakłada, że można go przygotować według własnego uznania. Jego podstawowym celem ma być zapewnienie w miarę płynnego działania firmy. Warto zachęcać pracowników by składali wnioski urlopowe jak najwcześniej. W wielu firmach określa się nawet ostateczny termin, w którym należy podać propozycję terminu swojego urlopu. Jeśli pracownik nie zdąży przedstawić swoich wymagań co do urlopu, to dni wolne wyznacza przełożony.
CZYTAJ TAKŻE: Okres wypowiedzenia. Ile trwa i jak się go ustala?
Gdy plan urlopowy zostanie przygotowany, trzeba o nim poinformować pracowników. Forma takiego komunikatu może być dowolna. Plan urlopowy może być dostępny w formie pliku komputerowego, listy wywieszonej na tablicy ogłoszeń albo w formie wiadomości email wysyłanej na skrzynki pracowników. Jeśli decydujemy się stworzenie planu urlopowego i przekażemy informację o nim pracownikom, to zapisy tego planu są wiążące.
Nie oznacza to jednak, że jeśli pracownik ma ustalony urlop w konkretnym terminie, to automatycznie może skorzystać z wolnego. Każdy urlop musi być poprzedzony zgodą przełożonego.
Czy można zmienić plan urlopowy?
Plan urlopowy jest wiążący. Może być zmieniony wyłącznie w określonych sytuacjach. Na przykład wtedy gdy zmienia się forma zatrudnienia pracowników. Zmiany mogą być też przeprowadzane jeśli dojdzie do sytuacji losowych. Wszelkie modyfikacje w planie urlopowym muszą być komunikowane pracownikom.
