Prawo w Polsce zmienia się bardzo szybko. Zdaniem wielu międzynarodowych agencji, to właśnie dlatego zainteresowanie inwestowaniem w naszym kraju dużego kapitału jest coraz mniejsze. Jest to też problem, który realnie dotyka wielu naszych rodzimych przedsiębiorców. Wielu z nich decyduje się na skorzystanie z usług biur rachunkowych. Za co takie biuro odpowiada? Kto ponosi odpowiedzialność za źle wypełnione dokumenty?
Kto odpowiada za błędy w prowadzeniu ksiąg?
Na rynku nie brakuje firm, które w obawie przed kolejnymi zmianami aktów prawnych, decydują się na skorzystanie z pomocy profesjonalnych firm księgowych czy biur rachunkowych. Ich pracownicy z założenia znają obowiązujący porządek prawny o wiele lepiej niż większość przedsiębiorców.
Polskie prawodawstwo dopuszcza taki stan rzeczy. Nie ma tu jednak miejsca na przypadek. Właściciel firmy musi powiadomić właściwego (ze względu na miejsce rejestracji firmy) naczelnika urzędu skarbowego o tym, że księgowość będzie prowadzona przez firmę zewnętrzną.
We wniosku trzeba podać nazwę biura, jego adres, a także informacje o tym, w jaki sposób będą przechowywane księgi. Takie zawiadomienie powinniśmy wysłać nie później niż w tydzień po podpisaniu umowy z biurem rachunkowym.
Firmy, którym zlecamy nasze finanse doskonale wiedzą o ciążących na podatnikach obowiązkach i niezwykle często zdarza się, że dysponują uprzednio przygotowanymi formularzami, by przedsiębiorca nie musiał tracić dodatkowego czasu na ich wypełnienie.
Dlaczego warto zainteresować się współpracą z biurem rachunkowym?
Atutów takiego rozwiązania nie brakuje. Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy zarządzamy 5-osobową firmą, a kwestie podatkowe i rachunkowe zajmują nam już zbyt wiele czasu. Koszt zatrudnienia firmowej księgowej na umowę o pracę będzie nieporównywalnie wyższy niż skorzystanie z oferty zewnętrznej firmy.
Coraz częściej zdarza się też, że takie działalności gospodarcze oferują szereg usług, które znacznie wybiegają ponad tradycyjne prowadzenie ksiąg. Zdarza się, że biuro rachunkowe zarządza też wypłatami i przelewami premii na konta pracowników.
Wraz z rozwojem internetu, rośnie też popularność tak zwanych wirtualnych biur księgowych, które zapewniają nam bardzo elastyczne godziny pracy. Nie każda firma pracuje od ósmej do piętnastej. Czasem może zdarzyć się sytuacja, kiedy w piątek o 20:00 będziemy potrzebowali pilnej porady. Wirtualne biura to miejsca, które zwykle świadczą i takie usługi.
Warto docenić zwłaszcza te rodzaje działalności, które nie tylko rozliczają nasze wydatki, ale mają też rozwinięty dział prawny. Daje to pewien komfort w zakresie szybkiego dostępu do fachowej wiedzy, w tym porad prawnych, za które osoby postronne muszą płacić.
Jeśli chcemy na przykład ubiegać się o zwolnienie z podatku VAT, co przecież dopuszcza ustawodawca, to nasze szanse na poprawne wypełnienie wniosku i właściwe wskazanie podstawy prawnej także są o wiele większe, gdy zaufamy ekspertom z dziedziny prawa podatkowego.
Po stronie atutów można też wskazać na feedbacki w zakresie zmian w prawie, które dotyczą naszej firmy, a także profesjonalny obieg dokumentów. Sprawdzi się on szczególnie dobrze w sytuacji, gdyby naszą firmą zainteresował się na przykład urząd skarbowy.
Jeśli zaufaliśmy dobremu podwykonawcy, to kontrola powinna pójść gładko, a wszystkie dokumenty, o jakie poprosi nas skarbówka, na pewno będą właściwie przygotowane i zarachowane. Dla wielu firm to jeden z największych atutów korzystania z zewnętrznych biur rachunkowych.
Za co odpowiada biuro rachunkowe?
Wbrew obiegowej opinii, biuro rachunkowe nie bierze na siebie pełnej odpowiedzialności. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, nie odpowiada ono na przykład za zobowiązania podatkowe klientów. Wciąż to przedsiębiorca ręczy tutaj swoimi funduszami.
Współpraca z biurem rachunkowym może uchronić nas od błędów, które zwykle reguluje umowa. Chodzi tu na przykład o przeoczenia, błędy czy pomyłki, w wyniku których pracownik na przykład nie otrzymał wynagrodzenia do ustawowo zapisanego dnia miesiąca.
Co, jeśli na skutek błędu firmy księgowej ponieśliśmy stratę? W takiej sytuacji można dowodzić swoich racji na podstawie kodeksu cywilnego. Warto mieć też na uwadze, że biuro rachunkowe w niektórych sytuacjach może być pociągnięte do współpracy z kodeksu karnego.
Duże znaczenie ma tu Artykuł 303, który wprost informuje o wyrządzeniu szkód przez nieprowadzenie działalności gospodarczej lub prowadzenie jej w sposób nieprofesjonalny. Ten sam akt prawa dotyczy też niszczenia czy fałszowania dokumentów księgowych.
